การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management) คืออะไร

สภาพแวดล้อมการทำงานปัจจุบันเต็มไปความไม่แน่นอนหลายมิติ องค์กรจำนวนมากต้องเผชิญหน้ากับความท้าทายใหม่ ๆ ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นความตึงเครียดทางภูมิรัฐศาสตร์ การโจมตีทางไซเบอร์ที่รุนแรงขึ้น ภัยธรรมชาติ หรือโรคระบาด เหตุการณ์เหล่านี้สามารถส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อห่วงโซ่อุปทานและระบบโลจิสติกส์ การเตรียมความพร้อมผ่านแนวทาง Business Continuity Management จึงกลายเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยให้กิจการอยู่รอดและสามารถให้บริการต่อไปได้แม้ในยามวิกฤต

Business Continuity Management (BCM) คืออะไร

Business Continuity Management หรือการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ เป็นกระบวนการบริหารแบบองค์รวมที่ถูกออกแบบมาเพื่อเตรียมความพร้อม รับมือ และกอบกู้สถานการณ์เมื่อเกิดเหตุหยุดชะงัก แนวทางนี้ทำงานสอดคล้องกับมาตรฐานระดับสากลอย่าง ISO 22301 ซึ่งมุ่งเน้นการสร้างระบบที่สามารถตรวจสอบ ดำเนินการ และพัฒนาอย่างยั่งยืน

ทำไมการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM) จึงสำคัญต่อองค์กร

ปัจจุบันองค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงหลากหลายรูปแบบที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ การมีแผนและแนวทางรองรับที่ชัดเจนจะช่วยลดความสูญเสีย รักษาความต่อเนื่องของบริการ และเพิ่มความพร้อมในการรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ ดังนี้

ช่วยลดความสูญเสียเมื่อเกิดภัยคุกคามทางไซเบอร์และเหตุฉุกเฉิน

ทุกนาทีที่ระบบสำคัญไม่สามารถใช้งานได้ ล้วนส่งผลต่อรายได้และการดำเนินงานขององค์กร การวางแผนล่วงหน้าช่วยให้แต่ละหน่วยงานทราบว่าต้องดำเนินการอย่างไรเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน ตั้งแต่ขั้นตอนการสื่อสาร การกู้คืนระบบ ไปจนถึงการกลับมาให้บริการตามลำดับความสำคัญที่กำหนดไว้ ส่งผลให้องค์กรสามารถลด Downtime และจำกัดความเสียหายให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้

เสริมสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจ

ลูกค้าไม่ได้คาดหวังว่าองค์กรจะไม่เกิดปัญหา แต่คาดหวังว่าองค์กรจะสามารถจัดการปัญหาได้อย่างมีระบบ เมื่อเกิดเหตุการณ์ที่กระทบต่อการให้บริการ บริษัทที่มีแผนรองรับชัดเจนจะสามารถสื่อสารสถานการณ์ กำหนดกรอบเวลาในการฟื้นฟู และรักษาการดำเนินงานที่จำเป็นไว้ได้ สิ่งเหล่านี้ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทุกภาคส่วน

สอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและมาตรฐานสากล (ISO 22301)

หลายอุตสาหกรรมมีข้อกำหนดด้านการบริหารความเสี่ยงและการเตรียมความพร้อมต่อเหตุฉุกเฉิน ไม่ว่าจะเป็นภาคการเงิน สาธารณูปโภค พลังงาน หรือธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญ การจัดทำระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจช่วยให้องค์กรสามารถแสดงหลักฐานการควบคุมความเสี่ยงได้อย่างเป็นรูปธรรม และรองรับการดำเนินงานตามแนวทางของมาตรฐานสากล เช่น ISO 22301

ขั้นตอนในการจัดทำ Business Continuity Management สำหรับองค์กร

การสร้างระบบ Business Continuity Management ต้องผ่านกระบวนการวิเคราะห์และวางแผนอย่างเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. การประเมินผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis - BIA)

ขั้นตอนแรกคือการวิเคราะห์ว่ากระบวนการใดมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจมากที่สุด หากกิจกรรมเหล่านั้นหยุดชะงักจะส่งผลกระทบต่อรายได้ การให้บริการ หรือความเชื่อมั่นของลูกค้าอย่างไร การทำ Business Impact Analysis จะช่วยให้องค์กรกำหนดลำดับความสำคัญของระบบงาน รวมถึงระบุระยะเวลาที่ยอมรับให้หยุดดำเนินการได้ และระยะเวลาเป้าหมายในการกู้คืนระบบ เพื่อใช้เป็นข้อมูลสำหรับวางแผนรองรับในขั้นตอนถัดไป

2. การประเมินและบริหารความเสี่ยง (Risk Assessment - RA)

เมื่อทราบแล้วว่ากระบวนการใดมีความสำคัญ องค์กรต้องประเมินความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นภัยไซเบอร์ ความขัดข้องของระบบไอที ภัยธรรมชาติ ความผิดพลาดจากบุคลากร หรือปัญหาจากผู้ให้บริการภายนอก การประเมินความเสี่ยงจะช่วยให้องค์กรมองเห็นจุดอ่อนที่อาจถูกกระทบ และสามารถจัดลำดับความสำคัญของมาตรการป้องกันได้อย่างเหมาะสม

3. การกำหนดกลยุทธ์ด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BC Strategies)

หลังจากทราบผลกระทบและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนต่อมาคือการกำหนดแนวทางในการรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจเมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน ตัวอย่างเช่น การเตรียมสถานที่ทำงานสำรอง การจัดหาอุปกรณ์สำรอง การใช้ระบบคลาวด์สำหรับสำรองข้อมูล หรือการกำหนดผู้ให้บริการทางเลือก กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินภารกิจสำคัญต่อไปได้แม้ในช่วงที่เกิดวิกฤต

4. การจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan - BCP)

เมื่อได้แนวทางที่เหมาะสมแล้ว จำเป็นต้องจัดทำออกมาเป็นแผนปฏิบัติการที่สามารถนำไปใช้ได้จริง โดยระบุบทบาทและหน้าที่ของผู้เกี่ยวข้อง ช่องทางการสื่อสาร ขั้นตอนการตอบสนอง และลำดับการกู้คืนระบบงานอย่างชัดเจน การมีแผนที่เป็นรูปธรรมจะช่วยลดความสับสนและทำให้ทุกฝ่ายสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดเหตุการณ์จริง

5. การฝึกซ้อมและการทดสอบแผน (Exercising and Testing)

Business Continuity Management จะสมบูรณ์ไม่ได้หากขาดการทดสอบ องค์กรควรจัดการฝึกซ้อมในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การซ้อมแผนบนโต๊ะ (Tabletop Exercise) หรือการจำลองเหตุการณ์เสมือนจริง เพื่อประเมินความพร้อมของบุคลากรและกระบวนการทำงาน ผลลัพธ์ที่ได้จากการทดสอบยังช่วยให้องค์กรนำมาปรับปรุงแผนให้สอดคล้องกับความเสี่ยงและสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

องค์กรประเภทใดบ้างที่จำเป็นต้องมีการจัดทำแผน BCM

Business Continuity Management ไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะองค์กรขนาดใหญ่หรือหน่วยงานที่มีข้อกำหนดด้านกฎหมายเท่านั้น แต่เป็นแนวทางที่เหมาะกับทุกองค์กรที่ต้องการลดผลกระทบจากเหตุหยุดชะงักทางธุรกิจ โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องพึ่งพาระบบเทคโนโลยี ข้อมูล หรือการให้บริการอย่างต่อเนื่อง เช่น

• สถาบันการเงินและธุรกิจประกันภัย
• โรงพยาบาลและหน่วยงานด้านสาธารณสุข
• ผู้ให้บริการด้านโทรคมนาคมและเทคโนโลยีสารสนเทศ
• โรงงานอุตสาหกรรมและภาคการผลิต
• ธุรกิจขนส่งและโลจิสติกส์
• ธุรกิจค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซ
• หน่วยงานภาครัฐและรัฐวิสาหกิจ
• ธุรกิจ SMEs และสตาร์ตอัปที่พึ่งพาระบบดิจิทัลในการดำเนินงาน

แม้องค์กรจะมีขนาดไม่ใหญ่ แต่หากการหยุดให้บริการเพียงไม่กี่ชั่วโมงส่งผลต่อรายได้หรือความเชื่อมั่นของลูกค้า การมีแผน BCM ที่เหมาะสมก็ถือเป็นการลงทุนที่ช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มความพร้อมในการรับมือกับสถานการณ์ไม่คาดคิดได้

ตารางเปรียบเทียบ เมื่อเกิดวิกฤตระหว่างองค์กรที่มีแผน BCM กับไม่มีแผน BCM

บริการการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management) จาก BigFish

การจัดทำระบบ Business Continuity Management ให้เกิดผลลัพธ์จริงไม่ได้อาศัยเพียงการจัดทำเอกสารหรือผ่านการรับรองมาตรฐานเท่านั้น แต่ต้องเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์ความเสี่ยงขององค์กร การกำหนดแนวทางรับมือเหตุการณ์ฉุกเฉิน ไปจนถึงการสร้างความพร้อมให้บุคลากรสามารถนำแผนไปปฏิบัติได้จริงเมื่อเกิดวิกฤต

BigFish ให้บริการพัฒนาระบบการจัดการความปลอดภัยสารสนเทศและการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Information Security Management Program & Business Continuity Management) แบบครบวงจร ครอบคลุมทั้งการวางโครงสร้างด้าน Information Security และการจัดทำ Business Continuity Management ที่สอดคล้องกับลักษณะธุรกิจ ความเสี่ยง และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของแต่ละองค์กร

ทีมที่ปรึกษาของเราพร้อมสนับสนุนตั้งแต่การประเมินสถานะปัจจุบัน การเลือกแนวทางและมาตรฐานที่เหมาะสม การจัดทำนโยบายและระเบียบปฏิบัติ การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment) การจัดทำแผน Business Continuity Plan (BCP) ตลอดจนการฝึกอบรมและการทดสอบแผน เพื่อให้องค์กรสามารถรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิดได้อย่างเป็นระบบ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ธุรกิจ SMEs จำเป็นต้องมีระบบ Business Continuity Management หรือไม่

จำเป็น เพราะเหตุหยุดชะงักสามารถเกิดขึ้นได้กับธุรกิจทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นระบบล่ม ข้อมูลสูญหาย หรือเหตุฉุกเฉินที่ส่งผลต่อการให้บริการ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การหยุดดำเนินงานเพียงระยะเวลาสั้น ๆ อาจส่งผลกระทบต่อรายได้และความเชื่อมั่นของลูกค้าได้อย่างมาก การมีแผนรองรับจึงช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มความพร้อมในการรับมือกับสถานการณ์ไม่คาดคิด

ปัจจัยใดที่มักทำให้การนำระบบ BCM ไปใช้งานจริงล้มเหลว

หลายองค์กรให้ความสำคัญกับการจัดทำเอกสาร แต่ขาดการนำไปใช้งานจริง ส่งผลให้แผนที่จัดทำไว้ไม่สามารถรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินได้อย่างมีประสิทธิผล นอกจากนี้ การขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร การกำหนดบทบาทหน้าที่ที่ไม่ชัดเจน และการไม่ทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอ ล้วนเป็นปัจจัยที่ทำให้ระบบ BCM ไม่บรรลุเป้าหมายตามที่วางไว้

ควรมีการทบทวนและฝึกซ้อมแผน BCM บ่อยแค่ไหน

องค์กรควรทบทวนและทดสอบแผนอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เพื่อประเมินความพร้อมของบุคลากร กระบวนการ และระบบที่เกี่ยวข้อง รวมถึงควรปรับปรุงแผนทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ เช่น การปรับโครงสร้างองค์กร การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้งาน หรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ

สรุปบทความ

Business Continuity Management เป็นแนวทางสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเตรียมพร้อมรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดคิด ลดผลกระทบจากการหยุดชะงักของธุรกิจ และรักษาความต่อเนื่องของการดำเนินงานในสถานการณ์วิกฤต การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ การประเมินความเสี่ยง การจัดทำแผนรองรับ และการทดสอบแผนอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้องค์กรสามารถฟื้นตัวได้รวดเร็วและดำเนินธุรกิจต่อได้อย่างมั่นใจ

BigFish ให้บริการด้าน Information Security Management Program และ Business Continuity Management ครอบคลุมตั้งแต่การประเมินความเสี่ยง การวางนโยบายและกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ไปจนถึงการจัดทำและทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยทีมที่ปรึกษาผู้มีประสบการณ์ พร้อมช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับบริบทธุรกิจและนำไปใช้งานได้จริงในระยะยาว

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

• Tel: 02-9621400
• Line@: lin.ee/kZXS1qP
• Email: [email protected]
• Website: www.bigfish.co.th